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爱心小站志愿者岗位职责方案200505

作者: admin   发表时间: 2010-3-2   查看次数:2816  

一、助学部职责
<一>总责
1、助学部目标:通过走访调查了解贫困学生情况,筛选出最需要帮助的贫困学生,并完善各类档案资料;努力为贫困学生提供尽量好的物质帮助和思想帮助,使他们能够顺利完成学业。为资助人提供施爱机会,记录完善资助人资料,尽量满足资助人的要求,努力为资助人提供完善、周到的服务。
2、助学部构成:(1.结对组:组长一人,组员一人,负责结对工作;
2.资料组:组长一人,副组长一人,组员三人,负责档案资料的整理、上传;
3.辅导组:组长一人,组员三人,负责《星空小报》的编辑以及学生作文的挑选、评析、上传;辅导员若干人,欢迎所有有意担任辅导员的志愿者参加辅导组工作,负责针对学生的思想、学习的辅导。
4)、部长、副部长各一人,助学部共十三个固定岗位。
<二>部长职责:全面管理助学部工作,推荐各组长人选,任命各岗位志愿者,与其它部门协调配合。
副部长职责:在部长指导下分管工作,在部长缺岗期间代替工作,随时顶替缺岗志愿者的工作。
<三>结对组职责:
1.组长负责对全组工作进行安排、监督、检查,在组员未按时完成工作时,组长应及时完成结对工作。确保《11爱心小站资助结对表(日期)》及时有效。
2.全面管理资助人档案,给资助人编号,为资助人提供完善的服务。
3.结对组志愿者至少每两天检查一次站内邮箱和助学部专用邮箱,及时办理结对事宜以及对资助者提出的问题进行答复,需其他部门办理的及时转交相关部门。
4.结对组志愿者应经常浏览小站论坛相关帖子,回复、解答资助询问,办理资助手续。
5.办理结对工作时务必保证相关资料的准确性、及时性、完整性;
6.对资助者的个人信息在资助者未同意时不得公布、公开。
<四>学生档案组职责
组长、副组长工作职责:
1.认真安排档案组的各项工作及处理、协调档案组成员之间的各项事宜。
2.认真做好与小站其他部门的合作工作,积极主动提供小站其他部门所需要的各种资料。
3.熟悉各种网络联系方式、办公软件,会简单的图片修改。
4.保证学生档案的完整准确并及时更新。确保《12爱心小站贫困学生花名册(日期)》及时有效。
5.负责对贫困学生编号。
6.每次走访结束后负责收集学生图片资料及走访花絮,并整理出来,供宣传组使用。
 档案组成员的工作职责:
1.严肃、认真负责地完成好档案组的各项工作(收集、调查、整理学生文字资料及图片资料并汇总)。
2.向新志愿者介绍走访活动中的工作细则(走访目的、走访流程)及注意事项、调查技巧。
3.走访结束后,收集走访志愿者完成的学生档案{文字资料、图片资料}并及时整理,将整理好的学生资料上传到相应的位置(具体由组长通知:文字资料交给组长或被指定的人,图片传到指定的笔记本电脑或U盘)。
4.走访学生资料经最终审核统一编号后,由档案组全体成员分工合作统一上传到网站上。
5.发资助款后,要求志愿者认真完成学生资料反馈表的填写和核实,由组长及时收回学生资料反馈表,组织档案组成员更新网上学生资料的后续跟踪。
<五>、辅导组职责
1.组长负责对全组工作进行安排、监督、检查。
2.全组志愿者从思想上帮助受助学生竖立自信和自尊,帮助学生从受爱中得到启迪,最终转变成施爱的实际行动。
3.组长负责组织辅导员对初高中学生结对辅导。
4.收集优秀的学生作文和辅导心得、辅导信件刊登网站辅导专栏和提交给辅导专刊刊登。
5.组织材料编辑辅导专刊《星空小报》。
6.制订对志愿者优秀文章和受助学生的优秀稿件奖励方案并记录过程。确保《13爱心小站贫困学生奖励记录表》及时有效。
7.辅导员应按时给受助学生写辅导信,针对不同学生的不同思想表现进行辅导帮助。
                             
二、财务部职责
<一>总责
1财务部目标:建立完善规范的会计系统,提高小站会计信息的透明度,便于捐赠者、会员以及政府主管部门等加强外部监督和管理,促进小站的规范发展。组织编制统一的财务会计报告,及时反映爱心小站控制的资源状况、负债水平、资金使用情况及其效果、现金流量等信息,及时经常与资助人沟通交流,按资助人要求使用款项。
2财务部构成:出纳两人,主会计一人,辅助会计两人,部长一人,财务部共六个固定岗位。
<二>部长职责:全面管理财务部工作,对财务负责。
<三>会计职责:
主会计:按《民间非营利组织会计制度》规定,编制定期会计报表,提供所需会计信息;按时公布完全透明的会计状况。
辅助会计:1最短时间内及时反馈捐款收支给资助人,与资助人保持联络;2最短时间内及时把收支流水记录制作成电子帐簿公布到网站财务公开栏;3确保《21爱心小站电子帐簿(日期)》及时有效。
<三>出纳职责:
职责:统一经手小站收入支出业务,并获取合法的原始凭证.捐赠款物一经确认登记后及时提供相关部门,由相关部门在网站发布。设置现金和银行存款日记款,做到帐帐和帐存相符.按月提供银行和手存现金余额账。
 
三、宣传部职责
<一>总责:
1宣传部目标:负责小站的宣传工作和对外联络任务,扩大小站的社会知名度,树立健康的助学社团形象。联络关注爱心助学事业和活动的各类机构、团体及民众,并建立和保持长期友好的联络关系,争取更多的关注爱心助学事业的志愿者和资助人。
2宣传部构成:(1)宣传组组长一人,副组长一人,组员五人。
2)杂志组主编、责编、美工各一人,采编两人。
宣传部共十二个固定岗位。
<二>部长职责:全面负责宣传部工作,及时布置部门内工作任务,协调各部门间工作关系,主管《爱心行动》电子杂志。
副部长:配合部长开展工作,主管宣传组,及时整理小站宣传用的图片和多媒体材料,审查友情链接申请。
<三>宣传组
职责:负责网站的对外宣传与联络工作。向社会公众宣传爱心小站及助学方式,争取更多的关注爱心助学事业的志愿者和资助人;及时完成通过审查的连接。
组长:规范宣传用语和宣传内容;负责组织组员编写宣传短语,制作和分发宣传帖、编制网站图片库图片。
组员:(1 在组长的组织下,负责分发小站拟定的网络宣传刊物和宣传图片。到自己经常去、有一定人气的论坛发帖,及时查看帖子回复情况。注意宣传技巧,不与对宣传帖怀质疑态度的网友发生矛盾语言冲突。
2 图文制作:设计制作宣传图片。欢迎具有文字功底较好和美工技术的志愿者大量参与。
3 尽量多的申请和交换健康的相关网站的友情链接,及时检查链接有效性,更新维护网站和论坛友情链接栏目。
<四>杂志社
职责:负责编制和发布《爱心行动》。
主编:负责组织每期杂志的编制和发行任务,及时布置每期杂志的版面制作和稿件预约,按期完成杂志的编制和发行任务。
责任编辑:负责对待发行的杂志进行审查批准,并将审查意见及时反馈给主编。对部门负责人负责。
采编:配合主编工作,完成杂志编制。主要负责期内关于小站活动等的稿件采编。负责在各个版面及论坛内寻找有质量的帖子,做成文字稿件提交主编编辑。
排版及美工:配合主编和采编工作,负责杂志所需材料的美工处理。
协作形式:各组个成员之间通力协作,资料共享。各成员均对上一级负责人负责,相互补位,上一级负责人缺岗期间,组员向部门负责人负责。

四、技术部职责
<一>总责:
1技术部目标:维护好网站http://www.aixin119.orghttp://www.aixin119.com),为贫困学生和资助人提供交流沟通的平台,为志愿者提供良好的工作平台。
2技术部构成:部长一人,副部长一人,社区区长一人,数据库支持一人,网页技术支持一人,设计师一人,文字编辑一人。共七个固定岗位。
<二>部长即网站管理员的职责:1全面管理网站技术部各项工作;2妥善保管数据库、密码等核心资料。3负责对系统程序的维护,及时解决系统出现的异常问题并作出解释。
副部长职责:协助部长,在部长缺岗期间代替部长工作,随时顶替缺岗志愿者的工作
<三>数据库支持职责:按各部门要求帮助完善各类档案数据操作,转换数据库和电子表格等。
<四>网页技术支持职责:负责门户网站的编排、设计及制作更新维护工作,按其它部门要求提供良好的工作平台。
<五>文字编辑职责:负责小站新闻资料的采集、网站文章的策划、编制等,营造良好的网站文化环境。
<六>社区区长职责:维护社区秩序,督促版主维护各版块的发帖秩序。配合其它各部门进行社区各类权限的设置。
<七>设计师职责:为网站、社区、杂志提供视觉听觉艺术设计。
 
五、人力资源部职责
<一>总责:
1人力资源部目标:为志愿者提供施爱的机会和完善的服务,帮助志愿者了解熟悉爱心小站并不断提高志愿者团队的整体素质,激励和保持志愿者的热情。
2人力资源部构成:部长、副部长各一人,义工培训组组长一人,组员两人,通讯组组长一人组员两人。大理地区联络点负责人一人,上海地区联络点负责人一人,广深联络点负责人一人,北京联络点负责人一人。共十二个固定岗位。
<二>部长职责:全面负责网站志愿者的组织管理,制订志愿者管理方案并落实,确保网站有足够的人力供应,提供志愿者培训提高的方案和机会。
副部长职责:协助部长工作,能顶替部内部分缺岗志愿者工作。
<三>义工培训组:
组长职责:针对新志愿者提供各种管理与服务:了解-培训指导-推荐工作。在充分了解志愿者情况后,准确评价志愿者工作综合素质,反馈给人力资源部长。更新维护《53爱心小站志愿者培训谈话记录表(日期)》及时有效。
组长要求:
1、有较长的上网时间,能够经常与志愿者沟通交流,有较强的沟通能力。
2、制定新志愿者培训计划,组织组员按培训计划对新志愿者进行上岗前的培训指导。
3、熟悉网站机构设置和岗位要求,从通讯组组长处了解岗位空缺状况。
4、与新志愿者谈话了解特长,推荐安排合适工作,试岗期间随时根据志愿者要求或实际情况需要调换工作。
5、保持与其它部门各职能组长的联系,经常考查新志愿者工作,三个月考查期满,全面考评该志愿者成绩,形成考查小结附在该志愿者档案后,提交给通讯组存档。
组员要求:
1、有较长上网时间,并有较强的沟通能力。经常主动地与新志愿者交流,了解发现各志愿者的特长,并把了解到的情况反馈给组长。
2、严格按照培训计划对新志愿者进行培训指导,并形成全面的评价,提交给组长。
3、保持与通讯组的联系,及时获得岗位变化情况,根据岗位变化情况推荐适合的志愿者给通讯组,由通讯组推荐工作。
<四> 通讯组:
组长职责:全面管理考核志愿者,更新维护岗位表,确保《51爱心小站在编志愿者档案表(日期)》、《52爱心小站在岗志愿者简表(日期)》及时有效。。
组长要求:
1、与各职能组保持畅通的联系,及时了解各组岗位变化和工作需求,按时更新志愿者岗位情况表,及时将岗位空缺信息反馈到义工培训组。
2、熟悉各工作机构设置。按照各部门要求,发布人员招聘信息。
3、更新维护志愿者档案并保密,除上级管理人员外,同级组长不得随意调看档案。
4、给合格志愿者永久性编号,给新编号志愿者邮寄志愿者证书和相关纪念品,给优秀志愿者邮寄纪念品和荣誉证书。
5、了解各志愿者特长,了解志愿者工作成绩,在各职能组长配合下定期形成考核结论添加到志愿者档案中。能根据空缺急需而调动其它组的合适人员补充。
组员要求:
1、配合组长经常性了解各岗位人员工作情况,及时将岗位变化情况反馈给组长和义工培训组。
2、负责更新维护志愿者通讯录,及时更新志愿者通讯方式和在岗情况。
3、给志愿者邮寄志愿者证书和相关纪念品,给优秀志愿者邮寄纪念品和荣誉证书。
4、了解各志愿者特长及工作成绩提供给组长备案,在岗位出现空缺急需补充的时候,可以调配合适人员补充。
5、及时有效进行在岗志愿者工作成绩统计,包括工作时间和工作量记录。
<五>联络点负责人职责:负责制定活动的详细方案(活动需要的人员、车辆、保险、吃、住、行等),并组织实施。每次活动结束,及时更新志愿者参加活动次数,参加人员数量,合理分配人力资源。确保《54爱心小站志愿者XX联络点活动记录表(日期)》及时有效。
六、协调配合办法:
1、各部门内部工作交流在社区各自版块内采取发帖方式进行,尽量少用QQ和邮件,以免遗失和失误,同时也为提高社区人气和凝聚力,尽量使用论坛发帖方式开会和投票表决。
2、各部门交流传输文件使用网络办公硬盘ftp://218.202.26.34,根目录下不得放任何文件,部门目录下放部门内公用文件,小组目录下放小组内公用文件。跨部门文件由使用方主动到制作方文件夹内取用,但不得随意更改。
3、网络办公硬盘内文件由各部长组长在本地硬盘备份,更新文件下载后只更改日期,不得删除本地硬盘中的原始文件。
4、网络办公硬盘只限在编在岗志愿者使用,不得把密码泄露。
5、核心文件《11爱心小站资助结对表(日期)》保存于助学部邮箱中;《21爱心小站电子帐簿(日期)》保存于财务部邮箱中;《51爱心小站在编志愿者档案表(日期)》和《53爱心小站志愿者培训谈话记录表(日期)》保存于人力资源部邮箱中。这几份文件只有具体负责小组的上一级管理人员和有业务联系的组长才可调用。非业务联系和非上级的任何人不得随意调用。
6、各部门设定自己的工作痕迹管理办法,网站各主要工作表格如下,务请各部门确保文件的及时有效。
11爱心小站资助结对表(日期)》保存于助学部邮箱中
12爱心小站贫困学生花名册(日期)》保存于网络硬盘
13爱心小站贫困学生奖励记录表(日期)》保存于网络硬盘
21爱心小站电子帐簿(日期)》保存于财务部邮箱中
51爱心小站在编志愿者档案表(日期)》保存于人力资源部邮箱中。
52爱心小站在岗志愿者简表(日期)》保存于网络硬盘
53爱心小站志愿者培训谈话记录表(日期)》保存于人力资源部邮箱中。
54爱心小站志愿者XX联络点活动记录表(日期)》保存于网络硬盘
7、整个网站岗位刚好共有50个,加上站长和两位未定岗位的管理委员,满编情况下共有53位志愿者在协同工作。
8、该试行方案请广大志愿者在使用中完善。
 
爱心小站管理委员会      
20055

 
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  值班时间:8:30-11:30,13:30-17:30(节假日不值班)
电话:0872-2440637 传真:0872-2440573
Email: aixin119xz@163.com
微信公众号:
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